Redactionele aandachtspunten bij de opmaak of herziening van de statuten van uw vennootschap

Het opmaken of herzien van statuten wordt vaak gezien als een formaliteit, maar het belang ervan voor uw vennootschap is cruciaal. De statuten leggen immers de spelregels vast voor het bestuur, de besluitvorming en de verhoudingen tussen aandeelhouders.

Het WVV biedt grote statutaire vrijheid, maar vraagt ook om doordachte keuzes. Wat moet verplicht in de statuten, hoe vermijdt u starheid en wat verandert er na een overname of bij een aandeelhoudersovereenkomst? In deze artikelenreeks zetten we enkele belangrijke inzichten voor u op een rij.

DEEL 1: WELKE VERMELDINGEN MOET U VERPLICHT IN DE STATUTEN VAN UW VENNOOTSCHAP OPNEMEN?

1. Oprichtingsakte versus statuten: het verschil kort uitgelegd

Vooreerst is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen de oprichtingsakte en de statuten van uw vennootschap. De oprichtingsakte is als het ware de geboorteakte van uw vennootschap. Afhankelijk van de gekozen rechtsvorm moet deze akte verplicht door een notaris worden opgesteld, of kan dit onderhands (zonder tussenkomst van een notaris) gebeuren.(1) In de oprichtingsakte wordt onder meer vermeld door wie de vennootschap wordt opgericht, welke inbrengen de oprichters doen in de vennootschap, het adres waar de zetel van de vennootschap gevestigd zal worden, de datum van de eerste jaarvergadering, de benoeming van de eerste bestuurders etc.(2)

De statuten vormen een onderdeel van de oprichtingsakte en bevatten de werkingsregels van uw vennootschap. Waar de andere onderdelen van de oprichtingsakte vooral een fotomoment zijn bij de oprichting, blijven de statuten gedurende het hele leven van uw vennootschap gelden, ook wanneer het aandeelhouderschap of het bestuur van uw vennootschap na verloop van tijd zou wijzigen. Wilt u die werkingsregels aanpassen, dan gebeurt dat via een beslissing van de aandeelhouders op een buitengewone algemene vergadering, in de regel via dezelfde vorm als de oorspronkelijke oprichtingsakte.(3)

2. Wat moet er wettelijk verplicht in de statuten van uw vennootschap staan?

De wet schrijft een aantal verplichte gegevens voor die absoluut in uw statuten vermeld moeten worden. (4) Denk hierbij voornamelijk aan de identificatiegegevens van uw vennootschap en haar praktische organisatie. Het gaat om de volgende gegevens:

• Naam, rechtsvorm en gewest: hoe heet uw vennootschap, welke rechtsvorm heeft ze en in welk gewest is de zetel gevestigd?
• Duur: wordt uw vennootschap voor onbepaalde tijd opgericht dan wel voor een bepaalde duur?
• Kapitaal: indien van toepassing voor uw rechtsvorm (zoals bij de NV), hoeveel bedraagt het kapitaal (en eventueel het toegestaan kapitaal) van uw vennootschap?
• Boekjaar: wat is de begin- en einddatum van het boekjaar?
• Winstverdeling en reserves: hoe wil u de opbouw van reserves en de verdeling van de winst of het uiteindelijke liquidatiesaldo regelen?
• Bestuur en vertegenwoordiging: hoe worden bestuurders benoemd of ontslagen, wat zijn hun bevoegdheden en hoe vertegenwoordigen zij de vennootschap naar derden toe?
• Voorwerp: welke activiteiten beoogt u met uw vennootschap?
• Jaarvergadering en stemrecht: waar en wanneer vindt de jaarlijkse algemene vergadering plaats en hoe kunnen de aandeelhouders hun stemrecht op de algemene vergadering uitoefenen?

3. Wat als er een verplichte vermelding ontbreekt in uw statuten?

Indien uw vennootschap wordt opgericht met tussenkomst van een notaris, zal de notaris erop toezien dat uw statuten alle verplichte wettelijke gegevens bevatten. Verloopt de oprichting echter op onderhandse wijze, dan bent u zelf verantwoordelijk om hierop toe te zien.

Het ontbreken van een verplichte vermelding leidt echter niet automatisch tot de nietigheid van de oprichting van uw vennootschap. Alleen het ontbreken van cruciale basiselementen - zoals de naam, het voorwerp en het geplaatste kapitaal (indien van toepassing) - kan de nietigheid van de vennootschap tot gevolg hebben.(5) Gelukkig kan dit in de meeste gevallen nog rechtgezet worden via een corrigerende akte. Als er andere verplichte gegevens ontbreken, heeft dat geen impact op het bestaan van de vennootschap, maar riskeren de oprichters wel persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk te worden gesteld voor eventuele schade die rechtstreeks voortvloeit uit het ontbreken van deze informatie. (6)

In het volgende deel van deze artikelenreeks gaan we dieper in op de bijkomende keuzes en opties die u kan voorzien in de statuten van uw vennootschap.

VOETNOTEN
1.Oprichting bij authentieke akte is verplicht voor de besloten vennootschap, de coöperatieve vennootschap en de naamloze vennootschap. Dit is niet het geval voor de maatschap, de commanditaire vennootschap en de vennootschap onder firma.
2.Artikel 2:5, §1, derde lid WVV; artikel 5:12 WVV (BV); artikel 6:13 WVV (CV) en artikel 7:14 WVV (NV).
3.Artikel 2:5, §4 WVV.
4.Artikel 2:5, §1, 2de lid WVV.
5.Artikel 5:13 WVV (BV), artikel 6:14 WVV (CV) en artikel 7:15 WVV (NV).
6.Artikel 5:16 (BV), artikel 6:17 WVV (CV) en artikel 7:18 WVV (NV).